Comment faire pour créer des espaces stimulants?

L'agencement mobilier d'entreprise englobe plus que le simple choix de la peinture et de la moquette. Un peu d'investissements en temps et en argent peut favoriser un espace productif plus efficace.

Concevoir un environnement confortable dépasse la question de l'esthétique; une attention particulière dans ce domaine peut donner un coup de pouce au bonheur des collaborateurs. Dans l'économie actuelle, l'accent est souvent mis sur la location des surfaces en fonction du prix, moins d'importance étant accordée à la conception, à l'aménagement et aux équipements.

Les chefs d'entreprise intelligents, cependant, vont réfléchir au-delà de l'implantation existante et des options de meubles lors de l'emménagement dans un nouvel environnement ou lors de la rénovation des lieux. La nouvelle couche de peinture et le nouveau tapis que votre bailleur vous a accordé lors de la signature du bail est importante, mais il existe d'autres petits investissements en temps et en argent qui peuvent transformer votre entreprise en un environnement de travail plus productif.

Air conditionné et éclairage

La température est la plainte sur les conditions de travail les plus fréquentes chez les travailleurs, mais il existe un certain nombre de façons d'obtenir un accord sur ces questions. Lors de l'examen de l'immeuble, une question clé doit être la façon dont l'installation de climatisation, chauffage et ventilation fonctionne et comment la société de maintenance répond aux demandes des utilisateurs.

Si vous n'aimez pas les réponses obtenues, vous devriez porter votre choix sur un autre bâtiment.

Une fois que vous avez intégré vos nouveaux locaux,, nommez un membre du personnel comme agent de liaison avec la société de maintenance sur les questions de température. Assurez-vous que les plaintes" raisonnables" du personnel soient signalées à la société de maintenance rapidement et que tous les problèmes de courants d'air (fenêtres, évents de soufflage d'air froid en excès, zone toujours plus chaude que le reste de l'espace) soient livrés par écrit. Dans la plupart des cas, le propriétaire a des obligations de location pour assurer le fonctionnement de l'air conditionné.

Alors qu'individualiser le réglage de la température est difficile à réaliser, Concevoir un éclairage naturel peut être beaucoup plus facile à résoudre. Le processus commence lors de l'identification et la conception de l'organisation architecturale.

Si possible, chaque employé devrait travailler avec au moins un peu de lumière naturelle; au minimum, créer des aires communes ou publiques qui disposent d'accès directs à la lumière naturelle. Rappelez-vous que l'éclairage fluorescent n'est plus le seul choix pour l'éclairement zénithal. Des recherches permettent d'utiliser de nouvelles options de luminaires. Spécialiser l'éclairage en fonction des tâches; ce petit travail de personnalisation peut éviter la fatigue oculaire inutile. Un comptable travaillant avec des feuilles de calcul toute la journée a probablement besoin de plus de lumière qu'un dirigeant qui passe la majorité de son temps en conférence téléphonique ou à la gestion du personnel.

Open space versus compartiments fermés

Votre environnement d'entreprise n'a pas à adhérer à l'ancienne norme d'un anneau de cellules de la direction autour du périmètre, un cluster d'espaces au milieu d'armoires et un coin repas guindé occupé seulement à la mi-journée. Ces configurations limitent la collaboration et ont prouvé leur effet négatif sur les temps de réponse dans la commercialisation de produits ou le traitement des réclamations des clients. En recourant à un agenceur professionnel titulaire d'une formation reconnue, vous éviterez les écueils principaux liés à cette phase.

La tendance aujourd'hui est de soutenir la collaboration, sous toutes ses formes: le mentorat, la résolution de problèmes, la communication régulière et le partage des informations. Pour ce faire, créer des environnements plus ouverts, des espaces de travail avec des panneaux de faible hauteur facilitant la communication, des coins café conviviaux où les employés non seulement mangent, mais se réunissent pour travailler.

Qu'arrive-t-il quand quelqu'un dans un environnement grand ouvert doit se concentrer sur un grand projet ou mener une conférence téléphonique?

Les espaces ouverts ne fonctionnent que lorsque les employés ont accès à des zones où ils peuvent se concentrer sur une tâche spécifique. Une solution est l'usage de cellules qui peuvent être réservés ou utilisés à volonté en cas de besoin. Ces compartiments peuvent être petits, mais doivent être très fonctionnels. Ils sont équipés de systèmes d'éclairage efficaces de téléphone, et de toute la technologie nécessaire pour effectuer des tâches critiques.

Flexibilité

Bien que l'espace cloisonné soit la norme, les espaces flexibles sont les plus productifs. Pour créer des milieux flexibles, vous avez besoin de surface de taille homogène avec des composants interchangeables qui peuvent être personnalisés aux besoins d'un utilisateur. Par exemple: un graphiste a peut-être besoin de plusieurs écrans d'ordinateur de grande taille, tandis qu'un cadre supérieur a peut-être besoin d'un espace qui puisse accueillir les réunions de groupe avec les membres de l'équipe. Des meubles de même dimension avec des fonctionnalités flexibles ne sont pas liés à une hiérarchie de l'entreprise, ce qui signifie moins de frustration et de mouvement quand les employés changent de postes. Les organisations universelles conviennent également pour les employés qui ne sont pas souvent en agence (personnel de vente, collaborateurs virtuels, à temps partiel, etc....).

La même chose vaut pour les espaces ouverts: l'adaptabilité est importante. Les salles de conférence peuvent faire plus qu'accueillir les réunions planifiées, ils peuvent être utilisés spontanément pour du brainstorming; un employé qui a besoin d'un espace tranquille pour examiner la recherche ou un endroit pour visionner les vidéos de la campagne d'un concurrent de marketing viral. Lorsqu'elles sont équipées d'une connexion Wi-Fi, les cafétérias et les aires communes peuvent aussi être employées comme aire de production et en espace de réunion.

Sur une période de bail emphytéotique, la conception de bureaux flexibles vous permet également de modifier votre espace au fur et à mesure que votre entreprise et son personnel évoluent.

Comment faire : développement durable

Depuis plusieurs années, les bureaux ont bénéficié de l'amélioration de la peinture, des tapis et des systèmes de ventilation qui limitent les gaz présents dans un espace confiné et améliorent l'environnement global interne. Maintenant, la durabilité a évolué pour inclure des systèmes qui limitent la consommation d'énergie, comprennent plus de lumière naturelle, élargissent es programmes de recyclage et soutiennent l'utilisation de matériaux renouvelables et locaux. Ce sont ces aspects de la conception qui à la fois améliorent le confort et créent une source de fierté pour les collaborateurs.

Conception ergonomique

Une grande quantité de recherches a été effectuée sur l'impact des chaises de bureau,de la hauteur des tables, bacs à clavier et l'usage du téléphone approprié sur le confort des salariés et de la santé. Les entreprises devraient profiter de la recherche et réfléchir à la conception de mobilier et de la façon dont elle répond aux besoins des collaborateurs et de leurs habitudes de travail. Travailler avec un consultant spécialisé dans la conception ergonomique permet de réduire les jours d'absence pour congés maladie et la perte de productivité liée à l'inconfort. Au minimum,recourez à l'expertise de votre personnel pour évaluer ce dont ils ont besoin pour être plus à l'aise lorsqu'ils vaquent à leurs tâches quotidiennes et assurez-vous que les collaborateurs savent comment régler leurs meubles.

Technologie

Il va sans dire que le bureau doit être câblé et connecté en Wi-Fi afin de maximiser la flexibilité de l'organisation. Le positionnement de votre bureau ne doit plus être dicté par l'endroit où la connexion réseau et les points d'accès sont situés. Il est également important de s'assurer que votre technologie de bureau permette le travail des employés à domicile - soit occasionnellement soit régulièrement. Rendre possible d'accéder aux fichiers à tout moment et de n'importe où, installer la vidéoconférence et les autres technologies de réunion, s'inscrit dans le cadre du processus de conception de bureau flexible.

Style de prise en charge des fonctions

Dans le meilleur des mondes, un ordonnancement spécifique reflète la personnalité de votre entreprise et de sa culture. La couleur des murs, l'art, les équipements et les espaces de collecte confortables peuvent tous améliorer votre image de marque ainsi que la productivité. Votre bureau peut souvent être modifié facilement au fil du temps, permettant à votre espace d'évoluer à mesure que la société le fait, sans de nouveaux investissements majeurs. Après tout, la plupart d'entre nous passons plus de temps au travail que presque n'importe quel autre endroit, notre cadre de vie se doit donc d' être confortable et stimulant.